בוקר ג׳וב

אומנות הוצאת תוכניות לפועל.

כאשר בעלי עסקים מפסיקים לתכנן את הצעד הבא עבור העסק שלהם, הם שוקעים בשגרה שוחקת, כל מה שהם מייחלים לעצמם זה שהסופ"ש לא ייגמר, והדלק שלהם הופך להיות פנטזיה על חופשה. זה לא סידור בריא לנפש אם לוקחים בחשבון שאת רוב השעות בהן אנו ערים אנו מבלים בעבודה.

כאשר אנו לא עובדים עם תכנון לטווח ארוך והוצאה לפועל של אסטרטגיה ברורה, אין לנו דרך לאמוד את יכולות הניהול שלנו, אין לנו אף פעם תחושה שהגענו, שאפשר לנוח לחמש דקות על זרי הדפנה, שאפשר לסמן לעצמינו שהצלחנו. לעומת זאת אם אנחנו שמים לעצמינו מטרות שנתיות ובונים תוכנית מפורטת כיצד להגיע למטרות שלנו, זה מפקס אותנו, בורר עבורנו מה עיקר ומה טפל, מחדד את חוש הזמן שלנו, נותן לנו כיוון ומעלה את האמביציה שלנו באופן טבעי.

אמביציה היא תולדה של מטרה ברורה אותה באמת חשוב לנו להשיג. אם צורת העבודה שלנו היא להעביר עוד יום, עוד שבוע, עוד חודש, עוד שנה, עוד יום, עוד שבוע, עוד חודש, עוד שנה- פלא שאנחנו צריכים להירשם לסדנאות להעלאת האמביציה שלנו?

אושר – כדי לחוות אושר אדם צריך שתהיה לו שאיפה, משחק שבו הוא יכול לנצח, משהו שייתן לו תחושת סיפוק. אי אפשר להסתובב עם הכדור על המגרש בלי סוף, בשלב מסוים צריך להבקיע שער. שער ניצחון!

כשאנו סוגרים עוד לקוח זה נחמד, סגרנו כבר מאתיים כאלה, זה לא חדש. אבל כשאנחנו מחליטים לדוגמה להעביר את המשרד ממשרד ביתי לבית משרדים, ובמקום לעבוד לבד להתחיל להעסיק עובדים, ואנחנו מוציאים לפועל תוכנית כיצד לעשות זאת חכם ולהפוך בעקבות המהלך לרווחיים יותר – זה שער! הקהל הפנימי שואג לנו באוזניים, וקורא בשמינו בהתלהבות. אלה החיים! גם אם הרווחנו מספיק רק כדי לקנות מכונית דיי ממוצעת, אי אפשר לקחת מאיתנו את הסיפוק שכל אדם חווה כשהוא מרגיש התקדמות. וזו המטרה העיקרית של הוצאת תוכניות לפועל –

  1. כל תוכנית עדיפה על שום תוכנית
  2. כדי לכתוב תוכנית יש לעשות הרבה צעדי הכנה והם יהיו היעדים הראשונים בתוכנית. אלו הם יעדי הכנה שהמכנה המשותף להם הוא איסוף מידע, אתם רוצים לכתוב תוכנית שמבוססת על מחקר שערכתם לגבי נושא התוכנית.

לדוגמה אתם כותבים תוכנית שיווקית לעסק כדי להכפיל את כמות הכסף שהעסק מגלגל. מעולה. קודם כל כדאי לבדוק מה היה הכי רווחי לעסק, מה נמכר הכי הרבה הכי בקלות, איך הגיעו אליכם לקוחות, מה אחוז של כל קטגוריה כזאת, כמה עלה לכם ליד, כמה ליד כזה הכניס בממוצע, אילו קמפיינים הצליחו יותר. ערכו סקר בין הלקוחות שלכם על המוצרים והשירות, ערכו סקר על לקוחות פוטנציאליים, ערכו סקר שוק. וודאו שאתם מכירים את התמונה השלמה של המוצר, החברה והשוק שלכם. הגיעו למצב שאתם יודעים הרבה מאוד על התחום ואז החליטו מה יהיה הדבר הכי נכון לעשות לדוגמה לחזק את הקמפיין של מוצר אחד כי הוא הכי רווחי ובזכותו אנשים קונים ממני מוצרים/שירותים  נוספים.

עכשיו יש לבצע כחלק מיעדי ההכנה סקר שוק לגבי בעלי מקצוע שיכולים לתת לנו שירות בנושא של שיווק מבחינת טיב ומחיר, ואז צריך לבנות קמפיין, לכתוב תוכן שיווקי, לצלם, לתעד, להפיץ, לענות לטלפונים, לגייס מישהו שיטפל בכל ליד שנכנס, להשיג מחירים טובים מכל ספק, לבקש המלצות וכו' וכו' וכו'.

3. כתבו את הסעיפים השונים של התוכנית על מסמך וורד ולא על דף כיוון שתוכנית היא רצף הגיוני של פעולות לפי סדר מסוים, אנחנו נמצא את עצמינו כל הזמן משנים את הסדר של הפעולות שאנו מוסיפים לתוכנית – וכן, חלק מהעניין של כתיבת תוכניות זה להבין את הרצף הנכון של התחנות בהן צריך לעבור לפני שאנחנו מתחילים לרוץ. כשאנו כותבים זאת על מסמך וורד אפשר לשנות את סדר הסעיפים ללא קושי.

4. כאשר אתם כותבים תוכנית היו ריאליים מצד אחד אבל אמביציוזיים מצד שני. לא בטוח שזה יהיה ריאלי להכפיל את העסק פי עשר בשנה הקרובה אבל גם אם נשים לעצמינו מטרה להכפיל אותו פי שתיים ונעמוד במטרה הזו, אין ספק שתהיה לנו תחושת סיפוק אדירה בסוף השנה והביטחון שלנו ביכולת שלנו להביא לגידול ולתוצאות יגדל פלאים.

5. תכננו לטווח ארוך, לוקח זמן להוציא תוכניות לפועל אנו עושים זאת בעת ובעונה אחת עם שאר המטלות היומיומיות שלנו, זה יכול לקחת כמה שבועות רק לכתוב את התוכנית וחודשים רבים להוציא אותה אל הפועל, אנשים רגילים בעידן הזה לקבל הכל מהר, עכשיו, מייד ויאללה. אבל האמת היא שכדי לגרום לדברים משמעותיים לקרות צריך לעבוד קשה במשך שנים, אנשים לא מעריכים נכון את העובדה ששווה לעבוד מספר שנים בכיוון מסוים ולהמשיך כל הזמן לצעוד באותו מסלול ארוך שמוביל לניצחון כדאי.

מה שמשיגים מהר ובקלות יאבד מהר ובקלות תשאלו 85% מהזוכים הגדולים של הלוטו – הם פשטו רגל ונכנסו לחובות שלא היו להם לפני שזכו. לעומתם אנשים שעשו את כל הדרך לניצחון צעד אחרי צעד יודעים בדיוק מה נדרש כדי להגיע לשם ויודעים איך לשמור על מקומם.

6. כאשר מוציאים תוכנית לפועל יש לנהוג בסבלנות, דברים לא צריכים לקרות מהר הם צריכים להתקדם באופן תמידי. כלומר כאשר יש לנו תוכנית אנו רוצים להקדיש להוצאה שלה לפועל זמן שבועי ידוע מראש אותו נסמן ביומן. זו לא "הפסקה פוטנציאלית" לעשות משהו אחר.

חשוב להבין, בטווח הארוך מה שהכי ישפיע על התקדמות העסק שלנו זה לא מה שאנחנו עושים ביום יום אלא כמה הצלחנו להתקדם על יעדים בתוכנית. לכן יש לכתוב את התוכנית בפורמט של יעדים ממסופרים, כל יעד מהווה מטלה אחת ברורה עם התחלה אמצע וסוף. סיום היעד מקדם אותנו עוד צעד בתוכנית.

דוגמה ליעדים ממוספרים בתוכנית:

15. ערוך רשימה של כל הלקוחות המרוצים שהיו בעסק בשלוש השנים האחרונות ______________

16.  צור קשר על כל הלקוחות מצעד מס 15 ובקש מהם לכתוב לנו מכתב המלצה או לצלם סרטון קצר בנייד שלהם עם המלצה עלינו ____________

17. ערוך את סרטוני ההמלצה עם פתיח וסוגר _______________

18. הכנס את כל סיפורי ההצלחה לאתר החברה ________________

הקו בסוף היעד מיועד לחתימה של מוציא היעד לפועל בראשי תיבות של שמו עם התאריך שבו היעד הסתיים במלואו. דבר זה מאפשר לנו כמנהלים בכירים לעקוב אחרי קצב ההתקדמות ולאתר תקלות ובמקרים נדירים אפילו דיווחים כוזבים.

7. בתור מנהלים, עקבו אחר כמות היעדים אותם הצלחתם לסיים בשבוע עבודה ושאפו לא לסיים אף שבוע עבודה בלי להתקדם בתוכנית. הואיל ומנהלים (או אתם כמנהלים בעסק שלכם, גם אם זה עסק של אדם אחד בלבד אתם גם בעלי מקצוע וגם המנכ"ל של העסק שלכם) נמדדים ע"י היכולת שלהם לקדם את העסק, המדידה הזו של כמות היעדים שהבאנו לידי סיום בתוכנית מהווה עבורנו  מדד לגבי היכולת שלנו מצד אחד להתמודד עם כל מה שהעסק דורש מאיתנו ביום יום, ומצד שני מצביע על היכולת שלנו להביא לידי התקדמות כללית של העסק ברמת ההנהלה הבכירה.

8. לא צריך לחכות לתחילת שנה או סוף עונה כדי לכתוב תוכנית ולהוציא אותה לפועל, אבל כאשר אנו נמצאים בסוף שנה כדאי מאוד לתכנן את שנה הבאה בהתבסס על הנתונים של השנה שעומדת להסתיים. בואו לא נתחיל עוד שנה כשהתוכנית היא: נראה מה יהיה…

דוגמה ליעדים ממוספרים בתוכנית:

15. ערוך רשימה של כל הלקוחות המרוצים שהיו בעסק בשלוש השנים האחרונות ______________
                    סמנכ"ל שיווק

16. צור קשר על כל הלקוחות מצעד מס 15 ובקש מהם לכתוב לנו מכתב המלצה או לצלם סרטון קצר בנייד שלהם עם המלצה עלינו ____________
                                                                                               אחראי קשרי לקוחות.   

17. ערוך את סרטוני ההמלצה עם פתיח וסוגר _______________
                                                                                   אחראי מדיה

18. הכנס את כל סיפורי ההצלחה לאתר החברה ________________
                                                                                        אחראי מדיה

 

9. בארגונים גדולים יותר כל יעד בתוכנית צריך לכלול את שם התפקיד שאחראי על הוצאת היעד לפועל. רצוי לערוך ישיבת צוות או ישיבת תאום בין כל בעלי העניין בתוכנית אחת לשבוע כדי לתאם רצפים של התקדמות ושיתוף פעולה במקרה שבעל תפקיד אחד תלוי בעבודתו של בעל תפקיד אחר כדי להוציא יעד לפועל.

10.התעקשו – הוצאת תוכניות לפועל דורשת מידה לא מבוטלת של התעקשות. לפעמים אנו עלולים להרגיש כאילו כל העולם מתנגד להוצאת התוכנית לפועל, אבל אם אתם יודעים שהתוכנית תביא להתרחבות, שפע ורווחה בעסק ובחיים האישיים של כל הנוגעים בדבר התעקשו, הביאו דברים לידי ביצוע למרות הכל, סוגרים לכם דלת הכנסו מהחלון, אין זמן, תמציאו זמן, חשבו בפתרונות, עשו לתוכנית שלכם יחסי ציבור בתוך העסק, שכנעו אנשים שוב ושוב לשתף פעולה, הסבירו להם גם אם זו הפעם החמישית, למה כדאי להם להביא את התוכנית לידי ביצוע, התעקשו לאורך כל הדרך.

יום אחד יעריכו מאוד את העקשנות שלכם.

מנהיגות לא מתקיימת בלעדיה.

דילוג לתוכן