בוקר ג׳וב

תוכניות

אם למנהל אין תוכנית אין לו כיוון

הוא יגיע בבוקר למשרד ויהיה עסוק בלנהל "עוד יום" במקרה הטוב או שהוא פשוט התרגל להתרכז בכל מה שהולך לא בסדר ו"לתקן את החורים בתחתית הסירה" כדי לא לטבוע.

אם אתה לא יודע לאן אתה מנסה להגיע – איך תגיע?

מנהל חייב שתהיה לו תוכנית יעדים להיצמד אליה

כל תוכנית עדיפה על שום תוכנית

הכי טוב זה תוכנית ארוכת טווח עם מטרות גדולות ומורכבות

אמנם זה ייקח שנה שנתיים לסיים את כל המטלות שהתוכנית דורשת – זה עלול לקחת שבוע שבועיים רק לכתוב את התוכנית – אבל אם נכתוב ונוציא לפועל תוכנית כזו רצינית עוד שנה שנתיים החיים והעסק שלנו יהיו במקום אחר.

במקרה כזה מוציאים את התוכנית לפועל בסבלנות כשהמטרה היא כל יום לפנות זמן לקדם עוד צעד בתוכנית- כל צעד או חלקים מהצעד עליהם התקדמנו מהווים התקדמות על התוכנית.

כשעובדים עם תוכניות אנו ממש יכולים להרגיש איך העסק מתקדם, כאשר עובדים בלי תוכניות הדבר היחיד שמתקדם זו תחושת השחיקה של עוד יום, עוד שבוע, עוד חודש, עוד שנה, שבהם אנחנו עושים עוד מאותו דבר. זה מה שהופך את החיים לשגרה- עבודה ללא תוכנית. 

תוכנית מקדמת בצעדים הדרגתיים מטרה גדולה. זה יכול להיות למשל למחשב את כל העסק או לכתוב את החלק התפעולי של תפקיד שאני עושה, למצוא מישהו אחר לתפקיד, לתת לו את תיאור התפקיד המפורט, לחפוף אותו ולהתפנות לפתח את העסק ואז לעשות אותו דבר עם אזור ניהול הכספים ואזור ניהול השיווק. זה יכול להיות לפתח ליין חדש לגמרי של מוצרים או להפוך את החנות לרשת. סדר הגודל של התוכנית מתאים את עצמו לעסק. בואו לא נחשוב בקטן ולא נקפוץ מעל הפופיק מצד שני. חשוב לכתוב תוכניות ריאליות אבל אמביציוזיות שיהיה שווה לעבוד קשה כדי להשיג אותן, אבל אם נעבוד קשה באמת נשיג אותן.

וזה באמת מה שתוכנית נותנת למנהל – תחושת הישג על יכולות הניהול שלו, כי באמת שלא כל אחד, אפילו לא כל מנהל, יודע איך לכתוב ולהוציא לפועל תוכניות.

ואם יש משהו שאתה רוצה ללמוד לעשות זה לכתוב ולהוציא לפעול תוכניות, גם אם בהתחלה זה קשה, אם לא תתחיל איך תהפוך למומחה?

ואציין רק עוד נקודה חשובה למחשבה: ככל שנאסוף יותר נתונים נדע באופן מבוסס יותר מה יהיה הדבר הנכון לעשות והדרך הנכונה להשיג אותו. נתונים אפשר להשיג בדרכים רבות כגון הסתכלות ממושכת, בדיקה שיטתית של דו"חות כגון דו"חות כספים, או דו"חות מכירה, או דו"חות של לידים, סקרים על מאות אנשים שיכולים להיות הלקוחות שלנו לקוחות פוטנציאליים וכדומה. בדיקת שוק, מתחרים, היתכנות, עלויות של הוצאה לפועל של התוכנית – כל עבודת הכנה מסוג זה של איסוף נתונים שנעשה היא חשובה לאין ערוך, כדי להביא להצלחת העסק.

או במשפט מסכם: לא זזים לפני שבודקים!   

כמה צעדים פשוטים לכתיבת תוכנית:

  1. החלט על השאיפה שלך (חשוב בגדול, חשוב ריאלית)
  2. בחן את המצב הנוכחי של העסק – רשום את כל ההיבטים של המצב הנוכחי כנס לעומק המספרים רשום כמה שיותר פרטים
  3. רשום את המצב האידיאלי את המצב המושלם (בידיעה שהוא קיים רק בתיאוריה) אמנם לעולם לא נגיע אליו, אבל אם לא נסמן את הקו הזה, איך נדע לאיזה כיוון אנחנו שואפים להגיע?

ואולי נגיע ממש קרוב אליו אם נסתכל עליו כל הזמן, נדבר עליו כל הזמן, נקדם אותו כל הזמן, ולא נרפה ממנו, או במילים אחרות אם בטבע שלנו לפתח אובססיה על המצב האידיאלי – נגיע לגדולות. זו האמת, אף אחד עם רעיון דיי טוב, שדיי בא לו עליו, לא שינה את העולם, אפילו לא את העסק.

כאשר אנחנו עושים עבודת הכנה טובה של איסוף וניתוח נתונים ואז כותבים את השאיפה, את המצב הנוכחי ואת המצב האידיאלי, לפעמים זה יכול פתאום להצית בנו מחדש מטרה שפעם בערה בנו ונתנה לנו הרבה כח לפעול, אולי מאז קצת התייאשנו, התעייפנו, התחרטנו וזה היה הכי רחוק מאובססיה לגבי המצב האידיאלי מבחינה נפשית. אבל עצם התהליך שאני מתארת פה, יכול לגרום לחצי גוויה להתעורר לחיים! כי מה הם החיים אם לא הצמדות למטרות שלשמן אנו קמים בבוקר. 

4. עכשיו נותר לנו לכתוב צעדים ממוספרים לביצוע. התחל לכתוב אותם על מסמך    ממוחשב, אתה תמצא את עצמך משנה את הסדר וקולט כל הזמן שאתה צריך ללכת אחורה או אולי קדימה כי שכחת כמה דברים בדרך. זה בסדר, זה לגמרי חלק מהתהליך.

בסופו של דבר תהיה לך רשימה ממוספרת וארוכה או ממש ארוכה של מטלות. בקצה השמאלי של כל אחת מהמטלות, סמן קו תחתון ארוך מספיק כדי לרשום עליו את ראשי התיבות של שמך ואת תאריך שבו סיימת לחלוטין לבצע את המטלה. כך תוכל לעקוב אחרי קצב ההתקדמות של מה שאתה עושה.

לדוגמה:

הכן רשימה של כל הלקוחות שיהיו מוכנים להמליץ עליך בפומבי ___________

אם יש אנשים אחרים שצריכים להשלים צעדים בתוכנית, הם ירשמו את ראשי התיבות של שמם ואת התאריך, בקו המיועד.

זכור דברים שמבצעים במהירות רק לעיתים נדירות גורמים למהפך או מביאים להתקדמות גדולה, למד להעריך את יכולת ההתמדה שלך בדרך הארוכה, ואל תשכח מדי פעם להסתכל אחורה כדי לראות מאיפה התחלת, ואיפה אתה עכשיו.

תן לעצמך להנות גם בתחנות הביניים, כל התקדמות היא התקדמות!    

דילוג לתוכן