כאשר נותנים לאדם תפקיד בארגון נותנים לו למעשה תחום אחריות, אם הגדרת התפקיד איננה ברורה או משתנה כל הזמן, זה מאוד יקשה על העובד להיות אחראי לתפקידו, ואף יפתח בו אדישות מסוימת לגבי הרעיון שהוא זה שצריך לדאוג שדברים יקרו- ויקרו כמו שצריך. יש כמה סיבות למה חשוב לתת הגדרות תפקיד:
סיבה ראשונה
הגדרת תפקיד נותנת גבולות ברורים, אדם שיודע מה הוא אמור לעשות, מה קשור אליו, מה תחת אחריותו, ברוב המקרים ישאף להצליח בעבודה שלו ולבצע את המוטל עליו.
סיבה שניה
הגדרת תפקיד צריכה לכלול את השורה התחתונה של התפקיד, כלומר מה התפקיד אמור לייצר. בדר"כ תפקיד אמור לייצר מוצר מסוים (אחד או יותר) למשל המוצר של ספר כלות זה: לקוחה מרוצה מהתסרוקת. המוצר של איש גבייה זה כסף שנגבה, המוצר של מורה בכיתה א' זה תלמיד שיודע לקרוא וכו'. מן הסתם הרבה פעולות צריכות להתבצע כדי לקבל את המוצר הסופי הזה עבורו משלמים שכר, יחד עם זאת, המוצר הסופי צריך להיות מאוד ברור ולהופיע בהגדרת התפקיד.
מתפקידו של בעל העסק להבהיר לעצמו ולכתוב בהגדרות התפקיד מה המוצר של מנהלת משרד לדוגמה או של סמנכ"ל התפעול שלו כדי שתהיה שורה תחתונה שתפקס את העובד ותענה לו על השאלה: מה השורה התחתונה של כל הפעולות שלי? למה אני כאן?
סיבה שלישית
כאשר עובד מקבל הגדרת תפקיד ברורה, הוא מקבל הבנה למה התפקיד שלו חשוב ומה הערך של העבודה שהוא עושה. כלומר למי הוא עוזר, איך זה עוזר מה שהוא עושה. אנשים אוהבים להרגיש שיש חשיבות למה שהם עושים, שיש בהם תועלת.
סיבה רביעית
כאשר לכל עובד יש הגדרת תפקיד ברורה מאוד ברור מי עובד ומי לא. אין שאלה בכלל מי היה אמור ליצור קשר עם כל הלקוחות שהיו אתמול באירוע ולוודא שכולם קבעו פגישת ייעוץ. אם מיכל מהשיווק לא עשתה את זה, וזה בהגדרת התפקיד שלה, ולא של אף אחד אחר, אז מאוד ברור למה האסטרטגיה החדשה "לא עובדת"
סיבה חמישית
כאשר לכל עובד יש הגדרת תפקיד ברורה, דברים לא נופלים בין הכיסאות בגלל שכל אחד חושב שמישהו אחר אמור לעשות את זה, ומצד שני לא קורה ששני עובדים מבצעים במקביל את אותה מטלה כי כל אחד חושב שזו המטלה שלו ובכך יוצרים בזבוז משאבים ונראות לא טובה ולא מקצועית.
סיבה שישית
תפקיד מוגדר ומוצרים מוגדרים מאפשרים למדוד את התפוקה של העובד משבוע לשבוע וכך להיות עם היד על הדופק לגבי מצב המחלקה או האגף. אתה לא מגלה רק בסוף החודש מה קרה, אתה מודד את העובד לפי הגדרת התפקיד שלו, אפילו מיום ליום אם אתה המנהל הישיר שלו. מה שלא מודדים לא ניתן לשפר. המדד הזה יכול גם להוכיח שהעובד עושה את המוטל עליו ולבודד עבורך את העובדים המבריקים שלך שיכולים להוות מאגר עתידי לשדרת הניהול שלך – אתה רוצה שם את האנשים שהמדדים שלהם מדברים – לא יכולת השיווק שלהם את עצמם.
לסיכום
לך כבעל עסק יש אינטרס להתעכב ולכתוב הגדרת תפקיד לכל עובד ועובד. אתה עלול לגלות שאתה עצמך מבולבל לגבי איך אתה רוצה לחלק את התפקידים. אתן לך רק עצה אחת: אל תנסה להתאים את התפקיד למי שעובד אצלך. תבנה את העסק שלך על דף גדול ותבין מה אתה באמת צריך, ואם יש צורך תמצא את האדם שמתאים לכל תפקיד שאתה צריך. אתה תחווה הקלה עצומה, פחות הוצאות ותפוקה מוגברת.
אתה עוד עשוי להתאהב בעסק שלך מחדש…